用試算表管訂單是很自然的起點：欄位自己開、公式自己加、要看什麼自己排序。問題不會出在功能不夠，而是出在它是一張靜態的表。
Excel 記的是結果，不是流程
一張訂單從成立到交付，中間有好幾個「時間到了要發生的事」：確認、收訂金、備料、提醒取貨、結案。Excel 可以把這些記下來，但不會讓它們發生。
所以每一欄後面都接著一個人的動作——那個人是你。
訊號一：開始漏提醒
取貨前一天要提醒客人、訂金三天沒付要追、客製報價出去兩天沒回要跟。這些沒有人提醒你，就只能靠記。單量到一個程度，一定會漏掉一件。
訊號二：同一天超收
試算表不知道你一天能做幾顆。要擋只能靠自己看，而你在忙的時候不會去看。超收一次的代價通常大於換系統的成本：不是加班做完，就是回頭跟客人說做不出來。
訊號三：對不到帳
匯款備註只有末五碼、同名的兩張單、改過金額的那一張——這三件事湊在一起，對帳就開始花時間。訂單沒有編號的時候，這個問題只會愈來愈大。
換之前，先把欄位分成三類
打開現在那張表，把欄位分三堆——這一步做完，你就知道換過去之後能少打多少字。
- 1客人自己會填的姓名、電話、口味、尺寸、取貨日、加購。這些換成線上表單之後你一個字都不用打。
- 2系統應該自己算的單價小計、加購金額、運費、訂金、總額、訂單編號。這些是最容易算錯、也最該交出去的。
- 3只有你知道的這張單的特殊備註、客人的偏好、要不要先做。這一類換到哪裡都還是要你自己記——但它應該貼在那張單上，不是另一張表。
第二類的欄位數量，大致就是換系統之後每張單能省下的工。